Към основното съдържание
Уеб Дев
Контакти
00 Проекти

Управление на автопарк

Клиентът е охранителна фирма с над 140 автомобила и над 450 шофьори, които работят на смени в седем града. Заменихме хартиените пътни листове и таблиците в Excel с една система и приложение в телефона на всеки шофьор.

По желание на клиента не посочваме името му.

Илюстрация: охранителна патрулна кола с оранжева сигнална лампа пред бус и още една кола, а встрани телефон със снимка на километража и колонка за гориво.
Обхват
Система и приложение
Бранш
Охранителни услуги
Вид
Проект за клиент
Резултат
над 140 автомобила и над 450 шофьори
01 Задачата

Колите не спират, а документацията все изостава

01 - Проблемът

Колите не спират, а документацията все изостава

На патрулните коли шофьорите се сменят два пъти на ден. Километрите се водеха в пътни листове, за горивото имаше само извлеченията от картите, а сроковете следеше един човек в собствената си таблица. Никой не можеше да каже колко излиза километърът на всяка кола.

02 - Как го решихме

Досието на всяка кола се попълва от телефона

Шофьорите започват и приключват всяка смяна в приложението: въвеждат километража и снимат таблото. В същото досие влизат горивото, обслужванията, щетите и сроковете, а офисът вижда целия автопарк наведнъж.

02 Как работи

Денят на една патрулна кола

Една и съща кола минава през ръцете на трима шофьори и на офиса, от първата смяна за деня до месечния отчет.

  1. 01 Началник смяна

    Преди смяната

    Началникът на смяната зачислява колите на шофьорите. На шофьор с изтекла книжка или медицинско системата не дава кола.

  2. 02 Шофьор

    Начало на смяната

    Шофьорът снима таблото и въвежда километража. Ако показанието не се връзва с предишното, системата веднага го отбелязва.

  3. 03 Шофьор

    На път

    Всяко зареждане с горивната карта влиза направо в досието на колата. Ако колата пострада, шофьорът снима щетата и я докладва от телефона на момента.

  4. 04 Шофьор

    Край на смяната

    При предаването шофьорът отново снима таблото и въвежда показанието. Колата е готова за следващия.

  5. 05 Отговорник за автопарка

    Сроковете наближават

    Системата следи обслужванията, гумите, застраховките, ГТП и винетките и напомня на отговорника 30, 7 и 1 ден преди срока.

  6. 06 Счетоводство

    В края на месеца

    Още в първия работен ден на новия месец счетоводството има разходите по коли и на километър, както и горивото по бази.

03 Системата

От шофьора до ръководството

Всеки ден в системата влизат хора с пет различни роли: шофьорите, началниците на смени, отговорникът за автопарка, счетоводството и ръководството. Всеки има свои екрани и свои права.

  • 01

    За шофьора

    Шофьорът вижда коя кола му е зачислена за смяната и въвежда километража със снимка на таблото. За всеки курс извън патрулния район записва и целта му, а щетите докладва със снимки още на място.

  • 02

    Шофьори и смени

    Системата пази категориите и сроковете на книжките, както и медицинските прегледи. Затова дава кола само на човек, който има право да я кара. Началникът на смяната зачислява колите с няколко клика, а в историята остава кой коя кола е карал.

  • 03

    Досие на всеки автомобил

    Регистрационен номер, VIN, категория и база. В хронологията са смените, горивото, обслужванията, гумите и щетите, а при всеки запис се вижда кой какво е направил и кога.

  • 04

    Гориво и разход

    Системата взема зарежданията от горивните карти, разпределя ги по коли и ги сверява с изминатите километри. Смята разхода на 100 км и отбелязва за проверка всяко зареждане, което не се връзва.

  • 05

    Обслужване и срокове

    Обслужване по километри или по дата, сезонни гуми, гражданска отговорност, каско, ГТП, винетки и тахографи. Системата напомня, преди нещо да изтече.

  • 06

    За счетоводството и ръководството

    Счетоводството получава разходите по коли и на километър, по бази и по месеци, без никой да събира таблици. Ръководството вижда всичко, но не може да променя нищо.

Зад екрана

И приложението за шофьорите, и административният панел зад него са написани от нулата. В панела офисът управлява колите и шофьорите, смените и горивото, обслужванията и сроковете, а всяка промяна остава записана с автор и час.

04 Екраните

Системата в четири екрана

Офисът вижда целия автопарк, а шофьорът вижда само колата и смяната си.

Екраните са примерни.

01

Преглед на автопарка

Компютър
АвтопаркПрегледАвтомобили146Шофьори457СмениГоривоОбслужванеСроковеЩетиОтчетиНастройкиЕВЕ. ВасилеваОтговорник за автопаркаПрегледВсички бази (9)Ср, 15.10.2025 · 10:40Рег. номер, VIN или шофьор6На смяна сега128/ 146Смени днес: 250Срокове до 30 дни512 в следващите 7 дниОбслужвания до 2 000 км1811 с записан часПросрочени2Бази 5 и 6Гориво за проверка5за последните 7 дниИзисква вниманиеподредени по срокВсички77Просрочени2Обслужване18Срокове51Гориво5Щети1Рег. номерОписаниеСрокБазаСтатусCA 7730 KCVW CaddyОбслужване 120 000 кмзаписано за 16.10+1 460 кмБаза 6Х. АнгеловПросроченоCB 2208 PKDacia DusterОбслужване 150 000 кмняма записан час+820 кмБаза 5Д. ТодоровПросроченоC 5126 HTDacia DusterРазход 11,4 л/100 кмобичайно 8,214.10База 5Д. ТодоровЗа проверкаCA 2093 PMToyota CorollaЩета: предна броня2 снимки от шофьора15.10База 1М. КолевНоваCA 1234 ABSkoda OctaviaГТП17.10База 4С. ИвановДо 7 дниCB 0417 XADacia LoganЕ-винетка20.10База 8Р. НиколоваДо 7 дниCA 3380 BMIveco DailyПроверка на тахографа29.10База 7П. МариноваДо 30 дниCB 4417 KXDacia DusterГражданска отговорност04.11База 2Е. ВасилеваДо 30 дниПоказани 8 от 77Вижте всичкиСмени днес по базиобщо 250База 134База 231База 326База 436База 532База 628База 720База 822База 921Разход на 100 км12 месеца8,5 л/100 кмс 7% по-нисък от година по-ранопоследните 12 месецапредходните 12 месеца8910ноефевмайавгокт
Обърнете внимание

  1. Целият автопарк на един ред

    Колите на смяна, сроковете, просрочените задачи и сигналите за гориво във всичките девет бази.

  2. Първо това, което наближава

    Сроковете, обслужванията и сигналите са в общ списък, с базата и отговорника на всеки ред.

  3. Всяка база вижда своите коли

    Началниците на смени виждат своята база, а отговорникът за автопарка вижда всички.

  4. Гориво, което не се връзва

    Ако някоя кола харчи доста повече от обичайното, системата я отбелязва за проверка.

02

Досие на автомобил

Компютър
АвтопаркПрегледАвтомобили146Шофьори457СмениГоривоОбслужванеСроковеЩетиОтчетиНастройкиЕВЕ. ВасилеваОтговорник за автопаркаАвтомобилиCB 4417 KXDacia Duster 4x4 · 2023 · Патрулен · База 2На смянаШофьор: Г. Петров, от 07:02РедактиранеVINUU1HSDAD5PA000417Километраж148 359 кмСреден разход7,9 л/100 кмГумиЛетни, от 05.04.2025ХронологияСмениГоривоОбслужванеГумиДокументиЩетиРазходиПоследните 14 дниВсички събития15.1007:02Начало на смяна148 359 кмГ. Петров148359+1 км · в норма15.1006:58Край на смяна148 358 км · 131 км за смянатаИ. Стоянов148358Предадена14.1019:04Начало на смяна148 227 кмИ. Стоянов148227+2 км · в норма14.1014:36Зареждане41,20 л · 7,8 л/100 кмД. Андонов58,51 €12.1022:15Щетазадна броня, 3 снимкиИ. СтояновПриключена02.1009:30Обслужванемасло и филтри · 145 240 км · 186,40 €Е. ВасилеваИзпълненоСроковеоставащи дниГражданска отговорност04.11.202520 дниЕ-винетка12.01.202689 дниКаско16.03.2026152 дниГТП22.06.2026250 дниСледващо обслужванена всеки 15 000 кмпри 160 240 км или 02.10.2026остават 11 881 кмоколо 03.12.2025 при сегашното темпоРазходи на км0,16 €Гориво0,11 €Обслужване0,03 €Застраховки0,02 €
Обърнете внимание

  1. Цялата история на колата

    Смени, гориво, обслужвания и щети в обща хронология. До всеки запис пише кой го е въвел и кога.

  2. Всяко показание има снимка

    Километражът, който шофьорът е въвел, стои до снимката на таблото.

  3. Сроковете с обратно броене

    За гражданската отговорност, каското, ГТП и винетката се вижда колко дни остават.

  4. Обслужване по километри или по дата

    Системата напомня за онова, което настъпи първо, и прогнозира датата според това колко километра прави колата напоследък.

03

График на обслужванията и сроковете

Компютър
ЕВОбслужване и сроковеСедмицаМесецСписък13-19.10.2025Всички базиНов срокВсички69ТО18ГО14Каско9ГТП11Винетки12Гуми4Тахограф1Зимни гуми до 15.11: остават 38 от 146 коли108 сменени · остават 31 дниБаза 16База 25База 34База 47База 55База 63База 73База 83База 92Просрочени2ТО+1 460 кмCA 7730 KCБаза 6 · Х. АнгеловТО+820 кмCB 2208 PKБаза 5 · Д. ТодоровИзвестениотговорник за автопарканачалник смянаПн 13Вт 14Ср 15Чт 16Пт 17Сб 18Нд 1908:0009:0010:0011:0012:0013:0014:0015:0016:0017:00ГОCB 3310 TXБаза 5КаскоCA 5550 TTБаза 3ВинеткаC 1180 HBБаза 1ГОCA 4402 PCБаза 6ГТПCA 1234 ABБаза 410:00ТОCA 7719 KPБаза 309:00ТОCB 7781 KMБаза 408:00Гуми6 колиБаза 209:00ТОCA 7730 KCБаза 613:00ТОC 6604 KTБаза 509:00Гуми5 колиБаза 410:40ИзпълненоПланираноПредстоиПросроченоСРОКГодишен технически прегледCA 1234 AB · Skoda Octavia · База 4До 7 дниСрок17.10.2025, след 2 дниОтговорникС. ИвановБазаБаза 4НАПОМНЯНИЯ30 дни преди17.097 дни преди10.101 ден предиутреДОКУМЕНТИПротокол от ГТП, 2024качен на 17.10.2024Затваряне на срокаПрикачване на протоколПренасрочванеСледващ срок: 17.10.2026ИСТОРИЯ17.10.2024изпълнено · С. Иванов17.10.2023изпълнено · С. Иванов
Обърнете внимание

  1. Всички срокове в един календар

    Обслужвания, застраховки, ГТП, винетки, гуми и тахографи, с филтър по вид или по база.

  2. Зимните гуми като кампания

    Всички коли, които още трябва да минат на зимни гуми до 15 ноември, база по база.

  3. Всеки срок се затваря с документ

    Който отбелязва срока като изпълнен, прикачва новата полица или протокола и задава следващата дата.

  4. Нищо не изтича тихомълком

    Просрочените задачи стоят в червено в отделна колона, докато някой не ги изпълни. Виждат ги и базата, и отговорникът за автопарка.

04

Приложение за шофьора: начало на смяна

Телефон
СмянаСр 15.10Дневна · 07:00-19:00 · База 2CB 4417 KXЗачислена на васDacia Duster · ПатруленЗачислил: Н. Димитров, 06:40148359Снимка на таблото · 07:01Нова снимкаКилометраж148 359кмПоследно: 148 358 км · 06:58+1 км · в нормаГориво в резервоара1/41/23/4ПъленВидими щетиНеДаДокументи в колатаСветлини и гумиЗапочване на смянатаДокладване на щета07:01СмянаГоривоЩетиПрофил
Обърнете внимание

  1. Колата вече е зачислена

    Началникът на смяната я зачислява, а шофьорът я вижда в телефона си, още преди да пристигне.

  2. Първо снимката, после числото

    Шофьорът снима таблото от самото приложение и снимката се пази заедно с показанието.

  3. Сверка с предишната смяна

    Ако показанието е по-ниско от предишното или много по-високо, системата го отбелязва още при въвеждането.

  4. Щетата се докладва на място

    Снимките на всяка щета стигат до отговорника за автопарка, преди колата да излезе от базата.

05 Срокове

Двадесет седмици, база по база

Общо
20 седмици
Екип
Ръководител на проекта, двама програмисти и разработчик на мобилни приложения, а дизайнер и тестер работиха на непълен работен ден

  1. Проучване в базите

    Работихме с началниците на смени в две бази и прегледахме пътните листове, извлеченията от горивните карти и списъците със застраховки.

    Седмици 1-2

  2. Ядрото на системата

    Автомобили, шофьори, зачисляване на колите, срокове, роли и административен панел.

    Седмици 3-9

  3. Приложението и горивото

    Направихме приложението за телефона със снимките на таблото и докладите за щети. Добавихме данните от горивните карти, проверката на разхода и отчетите.

    Седмици 10-14

  4. Пилот и внедряване

    Започнахме с две седмици в една от базите, а през следващите четири седмици внедрихме системата в останалите осем. Прехвърлихме и данните от старите таблици.

    Седмици 15-20
06 Резултат

Година по-късно

автомобила в седем града
над 140 автомобила в седем града
смени започнаха със снимка на таблото
над 85 000 смени започнаха със снимка на таблото
по-малко гориво на 100 км
7% по-малко гориво на 100 км
часа по-малко ръчно въвеждане всеки месец
над 200 часа по-малко ръчно въвеждане всеки месец

Сравняваме първите 12 месеца със системата с предходните 12. Публикуваме данните със съгласието на клиента.

Преди и след

  • Отчитане на километрите

    Преди
    Пътни листове, събирани веднъж седмично
    След
    От телефона при всяка смяна, със снимка

  • Документи, изтекли незабелязано

    Преди
    14 през предходната година
    След
    Нито един

  • Просрочени обслужвания

    Преди
    Около 1 от 4
    След
    Около 1 от 30

  • Месечен отчет за счетоводството

    Преди
    Събираше се 4 работни дни
    След
    Готов в първия работен ден
07 Още проекти

Управлявате автопарк с таблици?

Същият проблем имат куриерите, строителните фирми, комуналните дружества и дистрибуторите: колите се движат, а данните стоят на място. Правим системата според смените и правилата ви.

Свържете се с нас