Резервационна система
Група от три хотела на морето и мрежа от четири частни клиники ползват една и съща резервационна система. Гостите и пациентите резервират онлайн, а персоналът работи в същия календар.
По желание на клиентите не посочваме имената им.
- Обхват
- Цялата система
- Бранш
- Хотели и клиники
- Вид
- Проект за клиент
- Резултат
- над 90 000 резервации за 12 месеца
Хотелите плащаха комисиони, а клиниките висяха на телефона
Хотелите плащаха комисиони, а клиниките висяха на телефона
Хотелите продаваха повечето стаи през онлайн платформи срещу комисиона, защото собствените им сайтове приемаха само запитвания. Клиниките записваха пациентите по телефона и ден по-рано звъняха на всички. Въпреки това всеки осми не идваше.
Една система за двама клиенти
Написахме системата веднъж. В хотелите я подредихме около стаите, тарифите и сезоните, а в клиниките около лекарите, кабинетите и видовете прегледи. Онлайн резервациите, депозитите през Paypercut и напомнянията работят еднакво и в хотелите, и в клиниките.
От първия клик до отзива
Нощувката в хотел и часът в клиника минават през едни и същи шест стъпки.
- 01 Ръководство
Задава правилата
Въвежда стаите или лекарите, седмичното работно време с изключенията и цените по сезон или ден от седмицата. Определя и колко време предварително може да се резервира: най-малко и най-много.
- 02 Гост или пациент
Избира свободно място
Вижда само свободните нощувки или часове. През колко минути започват часовете, решава ръководството.
- 03 Гост или пациент
Запазва мястото и плаща
Системата пази мястото 15 минути, докато гостът или пациентът плати депозита през Paypercut. Ако не плати, мястото отново е свободно.
- 04 Системата
Потвърждава и напомня
Изпраща потвърждение веднага и напомняне ден по-рано, по имейл или SMS.
- 05 Рецепция
Промяна в плановете
Който се откаже навреме, получава парите си обратно според условията. Рецепцията предлага освободеното място на чакащите.
- 06 Рецепция
При пристигане и след това
В хотела рецепцията настанява гостите и ги изпраща при напускане, а в клиниката регистратурата отбелязва кой е дошъл. След посещението системата моли за отзив, а отчетите се обновяват сами.
Какво може системата
Гостите и пациентите я ползват онлайн, а в административния панел работят рецепцията, камериерките, лекарите и ръководството.
- 01
Свободно значи свободно
Системата смята свободните места по седмичния график, еднократните изключения и блокираните дати. Един час или една стая не се продава два пъти, дори двама души да натиснат бутона в един и същи момент.
- 02
Стаи, тарифи и сезони
Видове стаи, тарифни планове и сезонни цени. Календарът показва стаите по нощи, а до всяка стая се вижда дали е почистена.
- 03
Лекари и видове прегледи
Всеки лекар работи по седмичен график с изключения, а всеки вид преглед има своя продължителност и свой кабинет. Картата на пациента пази данните за контакт и предишните посещения.
- 04
Резервации на собствения сайт
Гостите и пациентите резервират направо на сайта на хотела или клиниката и виждат само местата, които наистина са свободни. За такава резервация никой не взема комисиона.
- 05
Депозити и условия за отмяна
Гостът или пациентът плаща депозит през Paypercut, а системата пази мястото, докато плащането мине. Всяка тарифа и всеки вид преглед имат свои условия за отмяна и сумата се връща според тях.
- 06
Напомняния и списък на чакащите
Ден по-рано системата изпраща напомняне, след посещението моли за отзив, а освободеното място предлага на следващия от списъка на чакащите.
Страниците за резервация са само видимата част. Зад тях стои административен панел: рецепцията, камериерките и лекарите имат свои екрани, а ръководството следи заетостта, неявяванията и приходите по канали. Всичко това написахме от нулата. Навсякъде в системата часът е по българско време, дори в нощите, когато часовникът се мести.
Четири екрана от системата
Хотелите и клиниките работят в една и съща система, но всеки я вижда подредена според работата си.
Екраните са примерни.
Календар на хотелските стаи
Компютър-
Стаите по редове, нощите по колони
Стаите са подредени по вид, а колоните показват всяка нощ от двете седмици. Днешният ден е отбелязан.
-
Задържаната стая не е свободна
Докато гостът плаща депозита, системата пази стаята за него 15 минути. Ако не плати, стаята се освобождава.
-
Почистването е на същия екран
Рецепцията вижда кои стаи са почистени, преди да даде ключ.
-
Откъде е дошла всяка резервация
Системата записва канала на всяка резервация, затова хотелът знае колко от тях са директни.
Дневен график на клиниката
Компютър-
Лекарите по колони, часовете по редове
Всички лекари са на обща времева скала и за всеки се вижда в кой кабинет приема. Всеки преглед заема толкова време, колкото изисква видът му.
-
Седмичен график с изключения
Отпуск, обучение или допълнителен следобед променят графика само за съответния ден.
-
Освободеният час отива при чакащите
Регистратурата го предлага с един клик на следващия пациент от списъка.
-
Кой дойде и кой не
Регистратурата отбелязва пристигналите, а неявилите се влизат в отчетите.
Записване за час от телефона
Телефон-
Само наистина свободни часове
Системата взема графика на лекаря и изважда от него заетите, задържаните и блокираните часове.
-
Правилата на клиниката важат и онлайн
Пациентът може да се запише най-рано 30 дни и най-късно два часа преди прегледа. Часовете са през интервала, който е избрала клиниката.
-
Часът чака плащането
Пациентът има 15 минути да плати депозита през Paypercut. Дотогава часът е запазен за него.
-
Условията са ясни преди плащането
Още преди да плати, пациентът вижда, че може да се откаже безплатно до 24 часа преди прегледа.
Отчети
Компютър-
Обща система, отделни отчети
Всеки клиент вижда само своите числа, а отчетите са подредени според работата му.
-
Приходи по канали
Нощувки, приходи и комисиони според това откъде е дошла резервацията.
-
Неявявания по специалности
Клиниката вижда при кои специалности пациентите най-често не идват, за да настрои точно там напомнянията и депозитите.
-
Освободени и отново заети часове
Отчетът показва колко от отменените часове са заели пациенти от списъка на чакащите.
Хотелите преди сезона, клиниките една по една
- Общо
- 22 седмици
- Екип
- Ръководител на проекта и двама програмисти, а дизайнер и тестер работиха на непълен работен ден
Проучване при двамата клиенти
Наблюдавахме как работят рецепцията в един от хотелите и регистратурата в една от клиниките. Прегледахме тарифите, графиците на лекарите и условията за отмяна.
Седмици 1-3Общото ядро
Написахме общото за хотелите и клиниките: ресурсите, графиците и изключенията, задържането на места, плащанията, известията и ролите.
Седмици 4-11Хотелите
Календарът на стаите, тарифните планове и сезоните, почистването и резервациите през собствените сайтове на хотелите. Пуснахме всичко преди началото на сезона.
Седмици 12-16Клиниките
Лекарите и кабинетите, видовете прегледи, напомнянията, списъкът на чакащите и екранът за регистратурата. Внедрихме системата в клиниките една след друга.
Седмици 17-22
Какво се промени
- резервации и записани часове за 12 месеца
- над 90 000 резервации и записани часове за 12 месеца
- от нощувките идват от сайтовете на хотелите
- 24% от нощувките идват от сайтовете на хотелите
- от часовете в клиниките са записани онлайн
- 41% от часовете в клиниките са записани онлайн
- неявявания в клиниките, а преди бяха 13%
- 7% неявявания в клиниките, а преди бяха 13%
Сравняваме първите 12 месеца със системата с предходната година. За хотелите данните са от първия им сезон. Публикуваме ги със съгласието на клиентите.
Преди и след
| Показател | Преди | След |
|---|---|---|
| Нощувки през онлайн платформи | 62% | 44% |
| Неявявания в клиниките | 13% | 7% |
| Месечно време на телефона в четирите регистратури | Около 610 часа | Около 240 часа |
| Обаждания за потвърждение ден по-рано | Регистратурата звъни | Системата напомня сама |
Нощувки през онлайн платформи
- Преди
- 62%
- След
- 44%
Неявявания в клиниките
- Преди
- 13%
- След
- 7%
Месечно време на телефона в четирите регистратури
- Преди
- Около 610 часа
- След
- Около 240 часа
Обаждания за потвърждение ден по-рано
- Преди
- Регистратурата звъни
- След
- Системата напомня сама
Приемате резервации по телефона?
Хотели, клиники, салони за красота, спортни зали и фирми за отдаване под наем продават едно и също: време или място. Системата, която пишем, следва вашите правила, а не готов шаблон.
Свържете се с нас